SIA “Elodeja” privātuma politika

Šajā privātuma politikā, turpmāk tekstā – Politika, ir aprakstīta kārtība, kādā SIA “Elodeja” dibinātā privātā pirmskolas izglītības iestāde “Ķiparu nams”, turpmāk tekstā – Elodeja, apstrādā personas datus.

Šī Politika ir piemērojama, ja Klients izmanto, ir izmantojis vai ir izteicis vēlēšanos izmantot Elodeja sniegtos pakalpojumus, vai ir citā veidā saistīts ar Elodeja sniegtajiem pakalpojumiem, tai skaitā attiecībās ar Klientu, kas nodibinātas pirms šīs Politikas spēkā stāšanās.

1.Definīcijas

Apstrāde – ir jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana vai pārveidošana, atgūšana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, nosūtot, izplatot vai citādi darot tos pieejamus, saskaņošana vai kombinēšana, ierobežošana, dzēšana vai iznīcināšana.

Pārzinis – SIA “Elodeja”, 43603034269, Upes iela 10a-4, Ikšķile, Ikšķiles novads, LV-5052, Latvija

Klients – jebkura fiziska persona, bērnu vecāki, kuri izmanto, ir izmantojuši, vai ir izteikuši vēlēšanos izmantot jebkurus uzņēmuma sniegtos pakalpojumus vai ir jebkādā citā veidā saistīts ar tiem;

Personas dati – jebkura informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu (datu subjekts); identificējama fiziska persona ir tāda, kuru var tieši vai netieši identificēt, jo īpaši atsaucoties uz identifikatoru, piemēram, minētās personas vārdu, uzvārdu, identifikācijas numuru, atrašanās vietas datiem, tiešsaistes identifikatoru vai vienu vai vairākiem minētajai fiziskajai personai raksturīgiem fiziskās, fizioloģiskās, ģenētiskās, garīgās, ekonomiskās, kultūras vai sociālās identitātes faktoriem.

2.Piemērojamie tiesību akti

2.1. Eiropas Parlamenta un padomes Regula Nr.2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (2016. gada 27.aprīlis).
2.2. Fizisko personu datu apstrādes likums u.c.

  1. Vispārīgie noteikumi

3.1. Šajā Politikā tiek sniegta vispārējā informācija par to kā Elodeja veic personas datu apstrādi. Sīkāka informācija par personas datu apstrādi tiek sniegta Klientiem, ietverot to līgumos un citos ar Elodeja pakalpojumiem saistītos dokumentos, kā arī Elodeja mājas lapā www.kiparunams.lv

3.2. Elodeja piemērojamo normatīvo aktu ietvaros nodrošina personas datu konfidencialitāti un ir īstenojusi atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus personas datu pasargāšanai no nesankcionētas piekļuves, pretlikumīgas apstrādes vai izpaušanas, nejaušas pazaudēšanas, izmainīšanas vai iznīcināšanas.

3.3. Elodeja personas datu apstrādei var izmantot personas datu apstrādātājus. Šādos gadījumos Elodeja veic nepieciešamos pasākumus, lai nodrošinātu, ka šādi personas datu apstrādātāji personas datu apstrādi veic saskaņā ar Elodeja norādēm un atbilstoši piemērojamajiem normatīvajiem tiesību aktiem un pieprasa atbilstošu drošības pasākumu veikšanu.

3.4. Ja Elodeja atjauninās šo Politiku, Politikas jaunā redakcija tiks publicēta Elodeja mājaslapā www.kiparunams.lv 

3.5. Lai sniegtu Klientam labākus un piemērotākus produktus un pakalpojumus, kā arī, lai nodrošinātu, uzturētu, aizsargātu un uzlabotu esošus produktus un pakalpojumus, Elodeja apstrādā no pakalpojumu sniegšanas apkopotus datus. 

4.Personas datu kategorijas

4.1. Personas (vecāku, likumīgā pārstāvja) identifikācijas dati  – vārds, uzvārds, personas kods vai dzimšanas datums, pārstāvību apliecinoša dokumenta dati;

4.2. Kontaktinformācija – tālruņa numurs, e-pasta adrese;

4.3. Audzēkņa dati – audzēkņa vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas dienas datums;

4.4. Pakalpojuma dati – klienta numurs, līguma numurs, pakalpojuma nosaukums, cena;

4.5. Norēķinu dati – bankas konta numurs, rēķina numurs, summa, parāda summa;

4.6. Fotogrāfijas – fotogrāfijas no pasākumiem, fotogrāfijas uzņemšanas datums

4.7. Videomateriāls, kas var tiks uzņemts Elodeja organizētos pasākumos;

4.8. Dati, kas iegūti, lai realizētu – pušu tiesiskās intereses – valsts un pašvaldības līdzfinansējums;

4.9. Īpašu kategoriju dati – Audzēkņa veselības dati;

4.10. Dati, kas radušies mācību procesā.  

 

  1. Datu apstrādes tiesiskais pamats

5.1. Līguma noslēgšana un izpilde – lai Elodeja varētu noslēgt un izpildīt līgumu ar Klientu, kvalitatīvi sniedzot pakalpojumus un apkalpojot Klientu, tai jāapkopo un jāapstrādā noteikti personas dati, kas tiek savākti pirms līguma noslēgšanas ar Elodeja vai jau noslēgtā līguma laikā.

5.2. Normatīvo aktu izpilde – ar likumu uzliekto pienākumu izpilde;

5.3. Klienta piekrišana –bērna likumiskā pārstāvja (Klienta) brīvi, nepārprotami izteikts gribas apliecinājums, ar kuru viņš atļauj apstrādāt bērna personas datus atbilstoši pārziņa sniegtajai informācijai; 

5.3. Elodeja leģitīmas intereses – ievērojot Elodeja intereses, kuru pamatā ir kvalitatīvu pakalpojumu un savlaicīga atbalsta sniegšana Klientam, Elodeja ir tiesības apstrādāt Klienta personas datus tādā apjomā, kāds tam ir objektīvi nepieciešams.

5.4. Juridisko pienākumu izpilde – Elodeja ir tiesīga apstrādāt personas datus, lai izpildītu normatīvo aktu prasības, kā arī sniegtu atbildes uz valsts un pašvaldības likumīgiem pieprasījumiem. 
5.5. Vitālu interešu aizsardzība – Elodeja ir tiesīgs apstrādāt personas datus, lai aizsargātu Klienta vai citas fiziskas personas vitālas intereses, piem., ja apstrāde ir vajadzīga humanitāros nolūkos, dabas stihiju un cilvēka izraisītu, it īpaši, epidēmiju un to izplatīšanās monitoringam vai ārkārtas humanitārajās situācijās (terora akti, tehnogēnās katastrofu situācijās un tml.).

5.6. Oficiālo pilnvaru izpilde vai sabiedrības intereses – Elodeja ir tiesīga apstrādāt datus, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Elodeja likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras. Šādos gadījumos pamats personas datu apstrādei ir iekļauts normatīvajos aktos. 

  1. Datu apstrādes nolūki

Personas dati tiek apstrādāti ar mērķi kvalitatīvi sniegt pakalpojumus, kas ietver līgumu sagatavošanu, noslēgšanu, to izpildi, pakalpojuma attīstību un uzlabošanu, kā arī citu ar to saistītu funkciju izpildes nolūkos. Elodeja var izmantot Jūsu un Jūsu bērna personas datus, lai nodrošinātu Elodejas un/vai Klientu, audzēkņu, apmeklētāju drošības, dzīvības, veselības un citu tiesību aizsardzību, atbildētu uz Klientu lūgumiem un jautājumiem. Dati var tikt izmantoti komercdarbības plānošanai, veikšanai, analītikai, norēķinu administrēšanai, parādu atgūšanai, risku pārvaldības vajadzībām, un lai nodrošinātu normatīvajos aktos un iestāžu izdotajos norādījumos noteikto pienākumu izpildi, piemēram, datu drošības nodrošināšanu vai tirgus caurskatāmības principu izpildei. Fotogrāfijas no pasākumiem, kas notikuši Elodeja telpās, iepriekš saņemot likumīgā pārstāvja atļauju, var tikt izvietotas Elodeja telpās, www.kiparunams.lv un Ķiparunams Facebook un Instagram profilos. Bērnu darbi, iepriekš saņemot likumīgā pārstāvja atļauju, var tiks izvietot Elodeja telpās. Citos specifiskos nolūkos, kad dati var tikt izmantoti personai tiek sniegta informācija brīdī, kad tiek sniegti attiecīgie dati.

  1. Klienta, kā datu subjekta tiesības

Klientam (datu subjektam) ir sekojošas tiesības attiecībā uz savu datu apstrādi:

7.1. Pieprasīt savu un sava bērna personas datu labošanu, ja tie ir neatbilstoši, nepilnīgi vai nepareizi.

7.2. Iebilst savu un sava bērna personas datu apstrādei, ja apstrāde ir balstīta uz leģitīmajām interesēm, tai skaitā iebilst pret personas datu profilēšanu.

7.3. Prasīt savu un sava bērna personas datu dzēšanu, piemēram, ja personas dati tiek apstrādāti, pamatojoties uz piekrišanu un Klients ir atsaucis savu piekrišanu. Šīs tiesības nav spēkā, ja Personas dati, kuru dzēšana tiek pieprasīta, tiek apstrādāti, arī pamatojoties uz citu tiesisku pamatu, piemēram, līgumu vai no attiecīgiem normatīvajiem aktiem izrietošajiem pienākumiem, vai to saglabāšanu nosaka spēkā esošo normatīvo aktu prasības.

7.4. Ierobežot savu un sava bērna personas datu apstrādi saskaņā ar piemērojamajiem normatīvajiem aktiem, piemēram, laikā, kad Elodeja izvērtē, vai Klientam ir tiesības uz savu un sava bērna datu dzēšanu.

7.5. Saņemt informāciju, vai Elodeja apstrādā Klienta personas datus un, ja apstrādā, tad arī piekļūt tiem.

7.6. Saņemt savus personas datus, ko Klients ir sniedzis Elodeja un kas tiek apstrādāti uz piekrišanas un līguma izpildes pamata rakstiskā formā vai kādā no biežāk izmantotajiem elektroniskajiem formātiem un, ja iespējams, nodot šādus datus citam pakalpojumu sniedzējam (datu pārnesamība).

7.7. Atsaukt piekrišanu personas datu apstrādei.

7.8. Netikt pakļautam pilnībā automatizētai lēmumu pieņemšanai, tai skaitā profilēšanai, ja šādai lēmumu pieņemšanai ir tiesiskās sekas vai kas līdzīgā veidā ievērojami ietekmē Klientu vai bērnu.

7.9. Iesniegt sūdzības par personas datu izmantošanu Datu valsts inspekcijai (www.dvi.gov.lv), ja Klients uzskata, ka viņa personas datu apstrāde pārkāpj viņa tiesības un intereses saskaņā ar piemērojamajiem normatīvajiem aktiem.

  1. Sīkdatnes

8.1. Sīkdatnes ir nelielas teksta datnes, kas tiek izveidotas un saglabātas Klienta ierīcē (datorā, planšetē,  mobilajā telefonā un tml.), apmeklējot Elodeja interneta vietnes. Sīkdatnes “atceras” lietotāja pieredzi un pamatinformāciju un tādējādi uzlabo Elodeja mājaslapas vietnes lietošanas ērtumu. 

8.2. Izmantojot sīkdatnes, tiek apstrādāti kopējie lietotāju paradumi un vietnes lietošanas vēsture, diagnosticētas problēmas un trūkumi vietnes darbībā, ievākta lietotāju paradumu statistika, kā arī tiek nodrošināta vietnes funkcionalitātes pilnīga un ērta izmantošana.

8.3. Ja Klients nevēlas atļaut izmantot sīkdatnes, Klients var to izdarīt savas pārlūkprogrammas uzstādījumos, tomēr tādā gadījumā vietnes lietošana var būt būtiski traucēta un apgrūtināta. Saglabāto sīkdatņu dzēšana ir iespējama savas ierīces pārlūkprogrammas uzstādījumu sadaļā, dzēšot saglabāto sīkdatņu vēsturi.

8.4. Elodeja uzturētās vietnes izmanto funkcionālās, analītiskās, reklāmas un obligātās sīkdatnes. Lai uzzinātu vairāk par sīkdatnēm, lūdzam apmeklēt Elodeja mājaslapu www.kparunams.lv

  1. Glabāšanas periods

Personas dati tiks apstrādāti tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams apstrādes mērķa izpildei. Glabāšanas periods var būt pamatots ar līgumu ar Klientu, Elodeja leģitīmajām interesēm vai piemērojamajiem normatīvajiem aktiem (piemēram, likumiem par grāmatvedību, noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas novēršanu, noilgumu, civiltiesībām u.tml.).

  1. Personas datu iegūšanas veidi

11.1.Elodeja iegūst personas datus, kad:

  • bērna likumiskā pārstāvis (Klients) sniedz Elodejai informāciju par sevi un savu bērnu, personām, kas ir tiesīgas izņemt bērnu no Elodejas;
  • saņem valsts un / vai pašvaldības līdzfinansējumu;
  • piedalās pasākumos, konkursos, vai aptaujās;
  • apmeklē vai pārlūko Elodeja mājaslapas; 
  • tiek filmēts / fotografēts Elodejas pasākumos;
  • Bērnam radot darbu, tas var tiks personalizēts.
  1. Datu aizsardzība

12.1. Elodeja nodrošina, pastāvīgi pārskata un uzlabo aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu Klienta personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas. Lai to nodrošinātu, Elodeja pielieto mūsdienu tehnoloģijas, tehniskas un organizatoriskas prasības, t.sk., pieejas paroles un izmantojot ugunsmūrus.

12.2. Elodeja rūpīgi pārbauda visus pakalpojuma sniedzējus, kas Elodeja vārdā un uzdevumā apstrādā Klienta personas datus, kā arī izvērtē, vai sadarbības partneri (personas datu apstrādātāji) pielieto atbilstošus drošības pasākumus, lai Klienta personas datu apstrāde notiktu atbilstoši Elodeja deleģējumam un normatīvo aktu prasībām. Sadarbības partneriem nav atļauts  apstrādāt Klienta personas datus saviem nolūkiem. 

12.3. Bērna personas kodu apstrādā (izmanto), ja to nosaka normatīvie akti vai ir datu subjekta likumiskā pārstāvja piekrišana un ja personas koda apstrāde ir nepieciešama, lai sasniegtu noteiktu bērnu personas datu apstrādes mērķi.

12.4. Bērna personas fotogrāfiju izmantošana Elodeja dokumentos, informatīvajos materiālos, interneta mājas lapā, publiska to izmantošana Elodeja telpās vai citādi ir atļauta pēc tam, kad ir saņemta bērna likumiskais pārstāvis rakstveida piekrišana.

12.5. Bērnu datu apstrāde www.kiparunams.lv ir pieļaujama, ievērojot datu tehniskās drošības nosacījumus. Katrs Perlu māja darbinieks ir tiesīgs piekļūt tikai tiem datiem, kas attiecas uz viņu vai saistīts ar viņa darba pienākumiem. Bērnu vecākiem (likumiskajiem pārstāvjiem) ir aizliegts piekļūt citu bērnu personas datiem.

12.6. Mācību novērtējums Elodeja ikdienas darbā attiecībā uz bērnu netiek izpausts trešajām personām. Elodeja nodrošina, ka katra bērna mācību sasniegumu novērtējums (tostarp dažādas piezīmes attiecībā uz bērna mācību procesu) ir pieejams tikai pašam bērnam un likumiskajiem pārstāvjiem.

12.7. Ja Elodeja tiek veikts kāds zinātnisks, socioloģisks vai tamlīdzīgs pētījums, kurā nepieciešams norādīt bērna personas datus aptaujas anketās, šādu datu (jo īpaši īpašo datu) vākšanai tiek saņemta likumiskā pārstāvja piekrišana, un tie tiek informēti par pētījuma nolūku un datu saņēmējiem.

  1. Apstrādes teritorija

13.1 Parasti Personas dati tiek apstrādāti Eiropas Savienībā/Eiropas Ekonomiskajā zonā (ES/EEZ), tomēr atsevišķos gadījumos tie var tikt nodoti un apstrādāti valstīs, kas neietilpst ES/EEZ.

13.2 Personas datu nodošana un apstrāde ārpus ES/EEZ var notikt, ja tam ir tiesisks pamatojums, proti, lai izpildītu juridisku pienākumu, noslēgtu vai izpildītu līgumu, vai saskaņā ar Klienta piekrišanu, un ir veikti pienācīgi drošības pasākumi. Pienācīgi drošības pasākumi ir, piemēram:

– Ir noslēgta vienošanās, tai skaitā ES līguma standartklauzulas vai citi apstiprināti noteikumi, rīcības kodekss, sertifikācijas u.tml., kas ir apstiprinātas saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu;

– ES/EEZ neietilpstošajā valstī, kurā saņēmējs atrodas, atbilstoši ES Komisijas lēmumam tiek nodrošināts pietiekams datu aizsardzības līmenis;

– Saņēmējs ir sertificēts atbilstoši Privātuma vairogam (attiecas uz saņēmējiem, kuri atrodas Amerikas Savienotajās Valstīs).

13.3 Pēc pieprasījuma Klients var saņemt sīkāku informāciju par Personas datu nodošanu valstīm ārpus ES/EEZ.

  1. Kontaktinformācija

14.1 Klients var sazināties ar Elodeja saistībā ar jautājumiem, piekrišanas atsaukšanu, pieprasījumiem, datu subjektu tiesību izmantošanu un sūdzībām par personas datu izmantošanu.

14.2. Elodeja kontaktinformācija ir pieejama  tīmekļa vietnē: www.kiparunams.lv sadaļā kontakti.